A trabajar todos de forma remota. COVID19

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La contingencia actual deja en evidencia la importancia de la tecnología y de la  transformación digital en las empresas, sean pequeñas o grandes corporaciones, para poder seguir manejando sus operaciones remotamente y que así las pérdidas en situaciones extremas sean minimizadas, en esta ocasión solo un porcentaje pequeño de empresas estaba realmente preparada para seguir trabajando bajo esta coyuntura.
El COVID-19 está forzando a muchas personas, en enorme cantidad de empresas, a realizar trabajo desde la casa. El crecimiento del trabajo remoto no es nada nuevo, pero la urgencia creada por el COVID-19 ha creado una nueva necesidad inesperada, sin políticas ni entrenamiento formal previo. Lo positivo es que se adquiere una vivencia con un estilo de trabajo que es cada vez más común y no debería sorprender que, como resultado de esta experiencia forzada, el trabajo remoto se comience a usar más frecuentemente y pase a ser un nuevo estándar en muchos casos.

Múltiples encuestas reflejan que el trabajo remoto puede generar más productividad, creatividad y satisfacción pero que simultáneamente produce aislamiento social. Algo de preparación puede ayudar a entrar en este nuevo mundo y los que las han venido practicado hacen ciertas recomendaciones.

Conocer el estilo personal de trabajo

El trabajo desde la casa, como cualquier tipo de trabajo remoto, presenta nuevos retos y oportunidades que exigen un enfoque diferente.  Hay más libertad y control para realizar el trabajo, pero para lograr el impacto necesario es necesario alinear el trabajo remoto con lo que funciona mejor para la persona. Algunas consideraciones incluyen: Cuándo es su pico de la creatividad y de la productividad, en la mañana o en la tarde? Rinde más temprano en la mañana o en la noche?  Para realizar el trabajo prefiere el silencio u opera mejor con música de fondo?

Crear el espacio de trabajo

El espacio de trabajo es central para que el trabajo en casa se sienta como una labor. Aquí la pregunta es cuál es el espacio más apropiado para la persona. Es la mesa de la cocina o algo más grande? La persona necesita un espacio independiente? Una ventana al mundo es inspiradora o distrae?  Además se requiere disponer de los recursos claves y uno determinante es una buena conexión a Internet. Por ello se debe investigar donde es mejor la recepción en la casa. También hay que considerar como luce el espacio de trabajo y como es el sonido en dicho espacio para la realización de llamadas de video. Si se estará usando el espacio por un tiempo extendido, entonces es conveniente convertirlo en semi-permanente.

Asumir la actitud apropiada

Hacer el “cambio” a modo trabajo apoya la focalización y la productividad. Uno de los elementos que ayudan a lograr entrar en ese modo es vestir para el trabajo. Aún cuando no sea absolutamente formal, el vestir para el trabajo, ayuda a recordar  que se está en dicho modo. También es importante, tratar de conservar el horario de trabajo, arrancando a una hora similar a la del trabajo presencial y por eso hay que considerar que se ahorra el tiempo de traslado.

Planificación y rutinas ayudan al foco y la motivación

Necesariamente habrá menos reuniones y distracciones con colegas y jefes. Planificar el trabajo facilita controlar el programa de trabajo, la focalización en las principales tareas importantes y la dedicación a estas. Es importante identificar lo que se desea lograr cada día y distribuir el trabajo de acuerdo a las tareas. Es recomendable programar las actividades creativas cuando se es más innovador y el trabajo rutinario para cuando no se es innovador. Es conveniente abrir espacio de tiempo para rituales y rutinas diarias, como el chequeo matutino de correos electrónicos, las conferencias del equipo o las tareas administrativas. Es preferible hacer la planificación para toda la semana.

Cuidar el bienestar físico y mental

El tipo de estrés más común causado por el trabajo en casa es el aislamiento social. Mantener el contacto con los compañeros de trabajo es vital y el correo electrónico no es suficiente. Es necesario buscar espacios para conversar con los colegas sobre temas “simples”, que forman parte de la relación cotidiana.  Es preferible definir un momento para esto en cada día y llamadas de video puede servir para reforzar la conexión social. La familia en casa también puede ser una fuente de carga emocional e inspiración. Para el tema físico, es importante pararse, estirar ocasionalmente y caminar o correr al principio o final del día.

Convertir el almuerzo en un evento

El almuerzo es una excelente oportunidad para desarrollar rutinas, combatir aislamiento social y para mantenerse en buenas condiciones físicas. Comer el almuerzo en el escritorio de trabajo no es una buena idea y una posibilidad perdida para aprovechar la libertad que ofrece el trabajo en casa. Es conveniente encontrarse con gente y recomendable almorzar con colegas.

Crear límites cuando sea necesario

A muchos, de la familia y amigos, les cuesta entender la condición de trabajo en casa y pretenden tener contacto, conversar o esperar acciones que normalmente solo se realizan fuera del horario trabajo. Hay que desarrollar respuestas que aclaren la situación: “Devuelvo la llamada cuando concluya mi trabajo”, “Antes tengo que revisar mi programa de trabajo” o “Tengo compromisos muy exigentes”. Es necesario desarrollar autodisciplina para rechazar las tentaciones atractivas que puedan aparecer.

Artículo publicado originalmente en www.laszlobeke.com 

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